Gemeindearchiv

Aufgaben des Gemeindearchivs Wenden

Das Archiv erfüllt eine zentrale Rolle in der Verwaltung und Bewahrung der historischen und rechtlichen Dokumente der Gemeinde Wenden. Es sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen dauerhaft aufbewahrt werden und für die Gemeinde sowie die Öffentlichkeit zugänglich bleiben. 

Die Aufgaben eines Gemeindearchivs lassen sich in mehrere wesentliche Bereiche unterteilen:

1. Bewahrung und Sicherung von Dokumenten

Das Gemeindearchiv sammelt, bewahrt und sichert alle relevanten Unterlagen, die für die Geschichte, Verwaltung und rechtliche Absicherung der Gemeinde von Bedeutung sind. Dazu gehören:

  • Verwaltungsdokumente wie Protokolle von Gemeinderatssitzungen, Haushaltspläne und Satzungen.
  • Verträge und Grundbuchunterlagen.
  • Baupläne, Katasterunterlagen und Bebauungspläne.
  • Fotos, Plakate und Karten zur visuellen Dokumentation der Gemeindeentwicklung.

Durch die langfristige Aufbewahrung werden nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch ein Beitrag zur historischen Forschung und Dokumentation geleistet.

2. Ordnung und Katalogisierung

Damit die aufbewahrten Unterlagen später wiedergefunden werden können, ist eine klare und detaillierte Ordnung sowie Katalogisierung unerlässlich. Das Gemeindearchiv sorgt für:

  • Systematische Erschließung der Bestände nach festgelegten Ordnungsprinzipien.
  • Erstellung von Findbüchern und Katalogen, die die Suche nach bestimmten Dokumenten erleichtern.
  • Anwendung moderner Datenbanken und Archivsoftware, um die Zugänglichkeit und Verwaltung der Bestände zu optimieren.

3. Zugänglichkeit und Nutzung

Ein Gemeindearchiv hat die Aufgabe, die gesammelten Informationen der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, insbesondere für:

  • Bürgeranfragen zu historischen oder rechtlichen Sachverhalten.
  • Wissenschaftliche Forschung, z.B. durch Historiker, Heimat- und Familienforscher oder Stadtplaner.
  • Journalistische Anfragen und mediale Recherchen.

4. Beratung und Unterstützung der Verwaltung

Das Gemeindearchiv berät und unterstützt die Verwaltung bei der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Akten. Dazu gehört:

  • Die Festlegung von Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumentenarten.
  • Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit der Aktenführung und Archivierung.
  • Beratung in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und den Datenschutz.

5. Öffentlichkeitsarbeit und Vermittlung

Ein weiteres wichtiges Aufgabenfeld des Gemeindearchivs ist die Vermittlung von Geschichtswissen und das öffentliche Bewusstsein für das kulturelle Erbe der Gemeinde. Dies erfolgt durch:

  • Ausstellungen, die historische Ereignisse oder Entwicklungen der Gemeinde dokumentieren.
  • Vorträge und Publikationen, die die Geschichte der Gemeinde aufbereiten und zugänglich machen.
  • Zusammenarbeit mit Schulen, Heimatvereinen und anderen Institutionen zur Förderung der lokalen Geschichtskultur.

Anfragen zur Zusammenarbeit sind jederzeit willkommen und können per Mail an die Archivarin herangetragen werden.

6. Digitale Archivierung

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wird die elektronische Archivierung von Dokumenten immer wichtiger. Das Gemeindearchiv muss:

  • Digitale Dokumente sicher speichern und langfristig verfügbar machen.
  • Migration und Konvertierung älterer Dateiformate sicherstellen, um die Lesbarkeit auch in der Zukunft zu gewährleisten.
  • Die digitale Langzeitarchivierung nach gesetzlichen Vorgaben organisieren.

Fazit

Das Gemeindearchiv Wenden ist weit mehr als ein bloßer Aufbewahrungsort für alte Akten. Es erfüllt eine Schlüsselrolle in der Verwaltung und der Geschichtsbewahrung der Region. Mit seinen vielfältigen Aufgaben trägt es sowohl zur Rechtswahrung als auch zur kulturellen Identität der Gemeinde Wenden bei.

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